Thư ký là từ được dùng nhiều trên thế giới cũng như tại Việt Nam, trong thực tế từ thư ký được hiểu với các nghĩa khác nhau:
- Thư ký là người được giao các công việc liên quan đến văn thư liên lạc thư tín và thủ tục hành chính ở văn phòng của một cơ quan, tổ chức.
- Thư ký là người được giao việc ghi chép hoặc soạn thảo những văn bản, giấy tờ quan trọng trong cuộc họp hoặc hội nghị.
- Thư ký là người đại diện hoặc được giao nhiệm vụ điều hành công việc hằng ngày của tổ chức và đoàn thể.
- Thư ký là người giúp việc cho người lãnh đạo cao nhất của một cơ quan hay một nhân vật cao cấp nào đó trong công việc về giấy tờ, giao thiệp sắp xếp, chuẩn bị công việc hằng ngày.
- Thư ký là người trợ lý của các cấp quản trị, là người nắm vững các nghiệp vụ hành chính văn phòng, có khả năng chịu trách nhiệm mà không cần kiểm tra trực tiếp, có óc phán đoán và đưa ra các sáng kiến, quyết định trong phạm vi quyền hạn của mình.
Mặc dù có nhiều khái niệm khác nhau nhưng dù ở vị trí công việc nào người thư ký cũng luôn gắn liền với giấy tờ văn bản, thông tin giao tiếp, những công việc mang tính chất hành chính.
1.2 Phân loại
Nghề thư ký được chia ra làm các loại sau:
- Thư ký hội nghị: là người được giao việc ghi chép những nội dung quan trọng trong một cuộc hộp hay hội nghị, soạn thảo văn bản, chuẩn bị các giấy tờ, tài liệu cần thiết phục vụ cho cuộc họp hay hội nghị đó.
- Thư ký văn phòng: là người được giao đảm nhận một phần hoặc toàn bộ các công việc liên quan đến những lĩnh vực chuyên môn như: nghiệp vụ văn thư, công tác thông tin, công tác giao tiếp…
- Thư ký lãnh đạo: là những người thực hiện hoạt động trợ lý, giúp việc cho một cấp quản lý nào đó.
Thư ký là nhà quản lý: là những người được giao quản lý, điều hành hoạt động công việc hằng ngày của một tổ chức, đoàn thể xã hội, trong trường hợp này hoạt động của họ mang tính chất lao động của người lãnh đạo.
TRẦN THANH HẢI - KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH
